7 Fasilitas yang Perlu Ada di Meeting Room agar Pertemuan Lancar dan Nyaman

Dewasa ini, adanya meeting room atau ruang pertemuan akan sangat membantu serta memudahkan Anda ketika hendak mengadakan rapat, bahkan saat bertemu dengan klien. Bagi perusahaan yang belum memiliki meeting room, maka bisa menyewanya kepada jasa yang menyediakannya.

Pasalnya, tidak semua perusahaan memiliki meeting room sendiri di kantor. Atau sudah memilikinya, namun ingin mendapatkan suasana meeting yang berbeda.

Selain lokasinya yang strategis dan mudah dijangkau, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan ketika akan menyewa meeting room. Utamanya adalah dari segi fasilitas yang ditawarkannya.

Fasilitas Penting di Meeting Room

Agar acara meeting yang Anda lakukan dapat berjalan dengan lancar dan sukses, pastikan Anda memilih ruang meeting yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas seperti di bawah ini.

1. Koneksi Internet (Wi-Fi) yang Stabil

Seiring dengan kemajuan dan perkembangan teknologi, internet sudah menjadi kebutuhan yang sangat penting dalam berbagai hal, khususnya dalam kancah bisnis dan dunia kerja.

Meskipun materi meeting atau presentasi umumnya sudah dikemas di dalam flashdisk atau media penyimpanan lainnya, namun ada kalanya Anda akan membutuhkan koneksi internet yang stabil.

Misalnya saja ketika harus melakukan video conference karena ada peserta meeting yang berhalangan hadir. Dengan adanya koneksi internet yang mumpuni dan stabil, maka acara meeting tidak akan mengalami kendala.

2. Akses Listrik yang Baik

Yang namanya meeting, sudah pasti Anda akan membutuhkan sumber listrik untuk menyalakan peralatan elektronik. Pasalnya, akan banyak alat elektronik yang digunakan saat meeting. Mulai dari lampu penerangan, laptop, proyektor, charger gadget dan juga sound system. Semua itu membutuhkan listrik agar dapat bekerja dengan baik.

Berbagai alasan itulah yang membuat Anda tidak boleh sembarangan dalam memilih penyewaan meeting room. Sebab, jika akses listriknya tidak memadai maka bisa saja akan mengganggu jalannya meeting Anda dengan klien ataupun rapat bersama rekan kantor.

3. Papan Tulis & Spidol

Selain mencatat di buku ataupun laptop, terkadang saat presentasi Anda juga akan membutuhkan papan tulis serta spidol agar konsep yang disampaikan menjadi lebih mudah dipahami. Untuk itu, pastikan papan tulis dan stok spidol juga tersedia di ruang meeting tersebut.

4. Proyektor

Salah satu fasilitas yang paling penting dalam acar meeting adalah proyektor. Pasalnya, dengan adanya proyektor akan memudahkan para pemateri yang akan presentasi. Tanpa adanya proyektor, maka acara meeting akan mengalam kendala.

Agar semuanya berjalan dengan lancar, maka pastikan Anda menggunakan proyektor moderen yang kompatibel dengan berbagai jenis dan merek laptop yang ada saat ini.

5. Meja & Kursi

Anda tidak mungkin melakukan meeting secara berdiri hingga selesai. Maka keberadaan meja dan kursi yang nyaman akan turut menyukseskan jalannya pertemuan dan rapat yang Anda lakukan.

6. Mesin Fotokopi

Meskipun bukan merupakan barang penting, namun ada kalanya Anda akan membutuhkan fotokopi untuk memperbanyak materi yag akan dibahas dalam meeting tersebut. Maka memilih ruang pertemuan yang memiliki fasilitas mesin fotokopi juga perlu Anda pertimbangkan.

7. Gorden atau Penutup Jendela

Ketika Anda presentasi menggunakan proyektor, maka paparan sinar matahri dari luar bisa membuat tampilan layar presentasi menjadi agak kabur. Hal ini bisa disiasati dengan menutup jendela dengan gorden. Maka dari itu, penting rasanya memilih meeting room yang dilengkapi dengan gorden atau penutup jendela.

Itulah beberapa fasilitas yang sebaiknya tersedia di dalam meeting room, agar acara pertemuan dapat berjalan dengan lancar, sukses dan nyaman.